Gestion des élèves avec Schoolkey

Le module de gestion des élèves de Schoolkey permet d'administrer l'ensemble du cycle de vie des apprenants au sein d'un établissement scolaire. Il offre des fonctionnalités complètes allant de l'inscription jusqu'à l'archivage, tout en garantissant la sécurité des données et le respect des limites du plan d'abonnement.

Inscrire un élève

Pour inscrire un nouvel élève, rendez-vous dans le menu Élèves > Ajouter et remplissez le formulaire avec les informations suivantes :

• Matricule : identifiant unique de l'élève,
• Identité : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe,
• Adresse : coordonnées complètes de l'élève,
• Informations des parents : noms, contacts, adresses électroniques,
• Classe d'affectation : classe de l'année académique active,
• Photo : photo d'identité (formats autorisés vérifiés automatiquement).

Affectation aux classes

Chaque élève est affecté à une classe de l'année académique en cours. Le système permet de gérer :

• les changements de classe,
• les passages en niveau supérieur,
• les redoublements,
• les transferts vers d'autres établissements.

Tous ces mouvements sont enregistrés dans un historique permettant de retracer le parcours scolaire complet de chaque élève.

Gestion des comptes numériques

Schoolkey peut créer automatiquement les comptes d'accès des élèves et de leurs parents lorsque leurs adresses électroniques sont renseignées :

• les identifiants sont générés automatiquement,
• les mots de passe peuvent être réinitialisés à tout moment par les administrateurs autorisés,
• l'accès est sécurisé par un système de rôles utilisateurs (ELEVE, PARENT).

Gestion des parents

Les élèves peuvent être associés à un ou plusieurs comptes parents. Le module permet de :

• Créer un nouveau compte parent lors de l'inscription,
• Rattacher un élève à un parent existant,
• Modifier ces associations selon l'évolution de la situation familiale.

Consultation de la fiche élève

Chaque élève dispose d'une fiche complète regroupant :

• ses informations personnelles (identité, contacts, photo),
• son historique scolaire (classes, notes, évaluations),
• ses affectations de classe (année par année),
• les comptes numériques associés (élève et parents).

Modification des informations

Les administrateurs peuvent à tout moment :

• mettre à jour les informations personnelles des élèves,
• modifier leur statut (actif, transféré, suspendu),
• changer leur classe d'affectation,
• mettre à jour les coordonnées des parents.

Toutes ces modifications sont réalisées sans perdre l'historique des opérations précédentes.

Recherche et filtrage

Le système permet de rechercher rapidement un élève grâce à différents critères :

• nom et prénom,
• matricule,
• statut (actif, supprimé, transféré),
• classe d'affectation,
• année académique.

Les listes peuvent être filtrées afin de faciliter la gestion quotidienne (par exemple : afficher uniquement les élèves actifs d'une classe donnée).

Importation massive d'élèves

Pour simplifier les rentrées scolaires, Schoolkey permet d'importer des centaines d'élèves à partir d'un fichier CSV :

• un modèle d'import est fourni pour garantir la conformité des données,
• les informations sont automatiquement contrôlées durant l'importation,
• les erreurs sont signalées ligne par ligne,
• les comptes des élèves et des parents peuvent être créés automatiquement.

Téléchargement d'un modèle d'import

Les administrateurs peuvent télécharger un modèle de fichier CSV contenant la structure attendue (colonnes : matricule, nom, prénom, date de naissance, classe, email du parent, etc.) afin de préparer facilement les importations de données.

Gestion des photos

Chaque élève peut disposer d'une photo d'identité :

• l'application vérifie automatiquement les formats autorisés (JPEG, PNG, GIF, WebP),
• la taille maximale est contrôlée (généralement 2 Mo),
• les photos sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.

Corbeille et suppression sécurisée

La suppression d'un élève est réalisée sous forme de suppression logique :

• les données sont conservées temporairement dans une corbeille,
• une durée de rétention est définie (par exemple 30 jours),
• les données peuvent être restaurées en cas d'erreur avant leur suppression définitive.

Réintégration d'un élève

Un élève supprimé peut être restauré facilement :

• l'ensemble de ses informations est récupéré,
• ses associations avec les comptes parents sont rétablies,
• son historique scolaire est conservé intégralement.

Historique des mouvements

Tous les mouvements importants sont enregistrés pour assurer une traçabilité complète :

• inscription initiale,
• changement de classe,
• passage en niveau supérieur,
• redoublement,
• transfert vers un autre établissement,
• suppression ou restauration.

Cet historique permet aux administrateurs de consulter l'ensemble des actions réalisées sur chaque élève.

Contrôle des abonnements

Le module vérifie automatiquement les droits liés à l'abonnement de l'établissement :

• l'accès au module est contrôlé selon le plan souscrit,
• le nombre maximal d'élèves autorisés est surveillé en temps réel,
• les fonctionnalités disponibles (import massif, gestion des photos, etc.) sont adaptées au plan.

Sécurité des données

Toutes les opérations sensibles sont protégées par :

• un système de contrôle d'accès basé sur certains principes de sécurités et de droit accordé,
• une protection contre les attaques CSRF (tokens de sécurité),
• une validation systématique des données saisies (format, type, contraintes),
• une journalisation des actions réalisées par les utilisateurs (logAction).

Gestion multi-établissements

Le module est conçu pour fonctionner dans un environnement SaaS multi-écoles :

• chaque établissement accède exclusivement à ses propres élèves,
• les classes, comptes utilisateurs et années académiques sont isolés par école,
• une parfaite isolation des données est garantie entre les différents établissements.

Conclusion

Le module de gestion des élèves de Schoolkey est une solution complète, sécurisée et évolutive pour administrer le cycle de vie des apprenants. De l'inscription à l'archivage, en passant par la gestion des classes, des comptes numériques et des parents, chaque fonctionnalité est pensée pour simplifier le travail des administrateurs tout en garantissant l'intégrité et la confidentialité des données.